Nesse artigo a gente traz pra você boas práticas sobre registros 📄✍🏼
Antes é importante lembrar que, de acordo com a ISO 9000:2015, registro é o “documento que apresenta resultados obtidos ou provê evidências de atividades realizadas”. Ou seja, um registro comprova que uma atividade foi feita, registrando resultados, medições, monitoramento, análises e avaliações feitas no processo. Exemplo disso são checklists (listas de verificação), atas de reunião, análise de indicadores e relatórios (de desempenho e de ação corretiva).
Agora que você já sabe o que é registro, confira essas 7 boas práticas que elencamos para você:
PREENCHA O REGISTRO NO MOMENTO EM QUE RESULTADO É COLETADO
É importante preencher o registro quando levantamos as informações necessárias, pois caso deixamos pra depois, corremos o risco de esquecer a informação. Isso pode gerar erros, retrabalho ou até mesmo perda de informação.
PREENCHA AS INFORMAÇÕES NO REGISTRO CORRETO
Às vezes anotamos as informações numa agenda ou num pedaço de papel, para depois preencher o registro. O recomendado é preencher as informações diretamente em registro apropriado. Se não, corremos o risco perder a informação ou esquecer de “passar a limpo”.
PREENCHA O REGISTRO A CANETA
O lápis pode ser apagado. Então, escrevendo a caneta garantimos que a informação não seja apagada ou alterada inapropriadamente.
SE PRECISAR ALTERAR ALGUMA INFORMAÇÃO, FAÇA DE FORMA APROPRIADA
Escreveu a caneta e errou alguma coisa no momento do preenchimento? Não tente escrever por cima, usar corretivo/branquinho ou colar um pedaço de papel em cima – uma boa prática é riscar a informação indesejada e colocar a informação certa na frente ou na linha de baixo, com nome do colaborador: isso garante que a alteração/correção está sendo feita de forma responsável.
MANTENHA O REGISTRO EM LOCAL APROPRIADO
Devemos manter o registro num local que ele esteja disponível e adequado para uso, protegido contra perda de integridade e que se mantenha legível. Para isso, é importante que registros em papel/físicos sejam mantidos em pastas, gavetas ou armários.
MANTENHA O REGISTRO ORGANIZADO
Organização é importante e com registros não é diferente. Armazene os registros de forma que possibilite achá-lo de forma rápida.
DEFINA UM PERÍODO PARA ARMAZENAR O REGISTRO
Analise criticamente o uso e importância dos registros para o processo e defina um tempo para retê-los. Assim você não acumula papéis ou memória do computador de forma desnecessária.
Com essas práticas você terá muito mais sucesso no seu sistema de gestão!
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